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※ 本文轉寄自 ptt.cc 更新時間: 2019-09-01 22:18:50
看板 Salary
作者 wt (Time to Change!)
標題 Re: [心得] 職場沒人教的事_撰寫有效率的Email 信件
時間 Fri Aug 30 20:10:29 2019


之前分享過Email的技巧,跟大家多補充一些實戰細節。


1. 口頭約定寫入Email。

工作上很多時候會有口頭與人討論的情況,不論是主管交辦任務,或是同事間討論。
不論是面對面談,或者是電話中討論,建議回到座位上,把剛剛討論的結果,簡潔
明瞭的寫入信中再寄給對方。

一方面顯示我方重視,另一方面則是白紙黑字,以後比較不會有爭議。
人的記性是很有限的,白紙黑字對雙方都比較有保障。

記得用字語氣要婉轉一些就是



2. 何時用連結? 何時用附件?

用雲端硬碟分享檔案是最近幾年的流行。這邊提供幾個簡單判斷條件:

檔案不常更新的用附件;檔案時長更新的用連結。
需要掌握檔案主控權的用連結,可以隨時停止共用分享。

檔案小的用附件,檔案大的用連結。
附件在操作上還是比連結快一些

收件者會常飛來飛去的用附件,因為收件者可能在國外或飛機上,不一定隨時有網路。



3. 信件副本該給誰?

這邊要先搞懂,主要收件者的定義:收到信件後需要"採取"動作的人
因此若是這個人只需要"收到通知"即可,而不需要採取行動,就可以放在副本。

最常見的例子是,新人寄信到部門以外,最好副本給主管。讓主管知道你跟外面溝通
的狀況。有些公司會希望副本給職務代理人(或者整個單位),就看各自規定。

特殊例子是,信件往返之中,突然需要通知或指派在副本中的某人,就會需要把他從
副本拉到主要收件者。



4. 工作收到的信太多怎麼辦?

善用寄件軟體的標籤功能,把自己出現在主要收件者的信件加上標籤,就可以知道
哪些是給我的信,需要注意或採取動作。完整了就可以打個勾,同時兼具簡單的
任務管理功能。而沒有標籤的信件,就是人在副本收件者,有時候半天掃過一輪就行。

延伸變化就是,寄件者是主管的也做記號,及時你在副本收件者。這樣會讓你知道
那些信件主管比較在意,需要優先處理或提高注意力。



周末幾點分享,希望對大家有幫助。
太久沒回文,練練打字~




※ 引述《wt (Time to Change!)》之銘言:
: 職場白領上班族幾乎都需要寫Email。有趣的是,學校從來沒教過。
: 因此部門新人進來都要教一次。而這是之前給新人訓練的課程內容。
: 擷取部分出來分享給有緣看到的版友。
: ==========================
: [為何職場Email重要]
: 一、職場上,時間很重要。
: 一封好的Email能讓讀信者在短時間內理解內容、並採取行動。實務上,有時
: 結構不良、長篇大論的Email會被閒置,等到有空再讀。如此一來處理時間就會拉長。
: 而讀信者的時間很寶貴,尤其是主管。因此節省讀信者的時間,就是節省自己的
: 時間。減少溝通時間成本,會讓工作更有效率。
: 二、展現個人能力
: 好的Email能展現寄件者的表達溝通能力,在層層轉寄中,有機會讓更其他主管
: 注意到。亦能提高他人與我們合作的意願。


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※ 文章代碼(AID): #1TQH8xl8 (Salary)
※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/Salary/M.1567167035.A.BC8.html
wangche: 實用推1F 08/30 20:36
z3128988: 推好文2F 08/30 20:39
snowfish104: 推3F 08/30 21:47
loadingN: 主管每天收這麼多信,根本懶得看肥宅CC他的信件4F 08/30 22:10
daidaiken: 感謝分享5F 08/30 22:50
lrene0318: 推6F 08/30 22:53
yuio14508: 主管口頭交辦寫email?7F 08/30 23:22
n0500: 受益良多,推8F 08/31 00:06
yudofu: 不論是不是主管、或者誰交辦我交辦,我回座位第一件事就是9F 08/31 06:57
yudofu: 發信,內容寫"Hi XXX: 如剛剛面談 ....."作為紀錄,副
yudofu: 本給會被影響到的人然後設定為待辦之後發信。
kklibra: 推 基本實用12F 08/31 08:13
ghyt11: 對新鮮人來講蠻實用13F 08/31 09:53
cmshow: 推口頭交辦真的要立即以mail做再確認,若理解有出入也不會14F 08/31 17:44
cmshow: 完全都是自己的責任
Qdream: 謝謝分享,白紙黑字很重要16F 08/31 22:41
poisonshing: 謝謝很棒17F 08/31 23:38
ok5552442: 謝謝分享18F 09/01 09:57
CFPFO: 推19F 09/01 14:54
horace0323: 然後你會發覺每個副本都給主管,主管都沒在看20F 09/01 19:48
pin7272: 推分享文21F 09/01 21:23

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